업무 메일이 쏟아질 때마다 중요한 메일을 놓치거나, 스팸성 알림이 계속 쌓여 골치 아프셨죠?
아웃룩의 ‘자동분류 규칙(필터)’ 기능을 이용하면,
메일이 도착하자마자 자동으로 폴더로 정리되거나, 읽음 처리, 삭제까지 가능해집니다.
이번 포스팅에서는 아웃룩 PC 버전 및 웹 버전 모두에서 메일 자동분류 규칙 만드는 법을 상세하게 알려드릴게요.
한 번만 설정해두면, 메일함이 훨씬 깔끔해지고 업무 속도도 올라간답니다! 📥📂
✅ 자동분류 필터 만들기 전 체크사항
| 확인 항목 | 내용 |
|---|---|
| 메일 클라이언트 | 데스크탑 아웃룩 vs Outlook 웹버전(Outlook.com) |
| 적용 범위 | 규칙은 클라이언트 또는 서버 단에서 적용됨 |
| 필터 기준 | 보낸 사람, 제목 키워드, 수신자 등 다양하게 설정 가능 |
| 폴더 정리 준비 | 자동 이동할 대상 폴더를 미리 만들어두는 것이 편리 |
📌 데스크탑 버전 아웃룩(Outlook)에서 필터 만들기
💻 적용 대상: Microsoft 365 / Office Outlook 2019~2024
STEP 1: 규칙 만들기 시작
- [홈] 탭 → [규칙] 클릭 → ‘규칙 및 알림 관리’ 선택
STEP 2: 새 규칙 만들기
- ‘새 규칙’ 클릭
- ‘도착하는 메시지에 규칙 적용’ 선택 → [다음]
STEP 3: 조건 설정하기
- 예: 보낸 사람 주소가 포함된 경우
- 예: 제목에 특정 키워드 포함 (예: ‘청구서’, ‘마감’)
- 예: 특정 메일주소 수신 시 자동 정리
☑ 여러 조건을 복합적으로 선택 가능
STEP 4: 수행할 작업 지정
- ‘지정한 폴더로 이동’
- ‘읽음으로 표시’
- ‘중요도 높음으로 표시’
- ‘삭제’ 등 원하는 동작 설정
📂 폴더 선택 창에서 이동할 폴더 직접 선택 or 새로 생성 가능
STEP 5: 예외 조건 설정 (선택 사항)
- 예: 내부 메일은 제외, 특정 키워드가 있을 때만 실행 등
STEP 6: 이름 지정 후 저장
- 규칙 이름 설정 (예: “홍보메일 자동 정리”)
- ‘이 규칙을 지금 받은 편지함에 적용’ 체크 가능
- [완료] 클릭!
📱 웹버전 Outlook.com에서 필터 만들기
적용 대상: Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365 웹메일
STEP 1: 로그인 후 설정 메뉴 진입
- 오른쪽 상단 톱니바퀴(⚙️) 클릭 → ‘모든 Outlook 설정 보기’
STEP 2: [메일] > [규칙] 선택
- ‘규칙 추가’ 버튼 클릭
STEP 3: 조건 및 작업 설정
- 조건 예: 보낸 사람 포함, 제목에 키워드 포함, 첨부파일 여부 등
- 작업 예: 폴더 이동, 삭제, 플래그 표시, 자동 회신 등 다양
💡 복수 조건/작업 설정 가능 (AND/OR 형식)
STEP 4: 저장 후 적용
✔ 웹버전은 모바일 Outlook 앱과도 연동 가능
✔ 필터는 서버 단에서 적용되므로 PC가 꺼져 있어도 자동 분류됨
💡 추천 필터 설정 예시 모음
| 목적 | 조건 | 작업 |
|---|---|---|
| 뉴스레터 자동 분류 | 제목에 “광고”, “뉴스레터” 포함 | ‘홍보메일’ 폴더로 이동 |
| 급한 업무 메일 강조 | 제목에 “긴급”, “마감” 포함 | 중요도 높음 + 알림음 |
| 개인 메일 보관 | 보낸 사람에 친구 이메일 주소 포함 | ‘개인’ 폴더로 자동 이동 |
| 자동 회신 설정 | 특정 도메인 메일 수신 시 | 즉시 자동답장 보내기 |
| 스팸 정리 | 보낸 사람에 특정 키워드 포함 | 휴지통으로 이동 |
Q&A
Q. 규칙은 메일 수신 즉시 적용되나요?
네. 신규 메일 수신 시 즉시 적용됩니다.
특히 **서버 기반 규칙(Outlook 웹 설정)**은 Outlook을 실행하지 않아도 자동 실행됩니다.
Q. 규칙이 여러 개일 경우 우선순위는 어떻게 되나요?
- 규칙은 작성된 순서대로 위에서 아래로 차례로 적용됩니다.
- 충돌이 발생할 수 있으므로, 우선순위가 높은 규칙을 위로 올리기 설정 가능 (Outlook 설정창 내에서 드래그 정렬)
Q. 규칙 적용이 안 되는 경우는?
- 조건이 너무 모호하거나 복수 조건이 충돌할 경우
- 대상 폴더가 삭제되었거나 이름이 변경된 경우
- 웹과 데스크탑 규칙이 동시에 설정되면 충돌 발생 가능성 있음
→ 한쪽에서만 일관되게 관리하는 걸 추천
✅ 마무리 정리 체크리스트
| 항목 | 완료 여부 |
|---|---|
| 폴더 사전 생성 | ✅ |
| 필터 조건 명확히 설정 | ✅ |
| 충돌 우려 규칙 점검 | ✅ |
| 테스트 메일로 시뮬레이션 | ✅ |
| 규칙 저장 후 적용 확인 | ✅ |
이제 수많은 메일에 휘둘리지 말고, 스스로 정리되는 아웃룩 메일함을 만들어보세요!
처음만 설정해두면 하루 수십 통의 메일도 자동으로 폴더에 착착 정리돼 업무가 훨씬 수월해질 거예요. 📬📁
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